Mataram INMAS,_ Arsip
mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi
yang berguna dalam pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah,
dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat
transparansi birokrasi.
Arsip juga dapat bermanfaat secara optimal bagi
organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila
arsip dikelola dengan tidak tertib
maka akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu
akan mengakibatkan ruangan terasa
sempit dan tidak nyaman, sehingga
dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip
sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan
dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggung jawaban.
Hal tersebut diatas disampaikan oleh Nara Sumber
Ahmad Zakaria yang berkolaborasi dengan Sampun pada saat memaparkan materi yang
berjudul “Bimbingan Teknis Tata Kelola Kearsipan” bagi 90 peserta Workshop
Tatakelola Kearsipan di lingkungan Kanwil Kementerian Agama Provinsi NTB di
Hotel Puri Indah di hari kedua dari 3 hari direncanakannya kegiatan tersebut
berlangsung.
Lebih jaun Sampun mengatakan bahwa masalah
kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum,
organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak
orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat
arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang
menganggap bahwa arsip relatif masih
sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.
Setiap kegiatan organisasi
baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup
administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan, “Organisasi tanpa
kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan
misinya dengan efektif”, tegas
Sampun melanjutkan paparan materinya.
Untuk mewujudkan tertib
pengelolaan arsip, lanjutnya lagi,
ada beberapa aspek yang mesti
ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang
efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan
berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap
pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana
pendukung.
Maka atas dasar inilah untuk
meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana seperti apa yang kita kira, oleh sebab itulah
diperlukan visi dan misi yang jelas,
rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang
harmonis, tegas Sampun.
Hal inipun disampaikan Kepala Bagian Tata Usaha H.
Sirojudin pada saat membuka kegiatan workshop tatakelola kearsipan ini kemarin
(Jum’at, 11-10-2019, Red.) agar kepada seluruh Karyawan/wati khususnya di
lingkungan Kementerian Agama se Provinsi Nusa Tenggara Barat untuk dapat
mengelola arsip ini secara digitalisasi, sehingga dikemudian hari apabila arsip
ini dibutuhkan, maka akan cepat proses pencariannya, hal inipun akan menjadikan
pekerjaan kita akan lebih efektif, efisien dan terstruktur. (miq olah)
